REGULAMENTO PARA COMPRA, CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS E ALIENAÇÃO DE BENS

REGULAMENTO

PARA COMPRA, CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS E ALIENAÇÃO DE BENS

Aprovado pelo Conselho Deliberativo do Instituto de Gestão e Políticas Sociais em 06 de março de 2019

Artigo 1º. O presente regulamento tem por finalidade estabelecer normas, rotinas e critérios para compras e alienações de bens e contratação de obras e serviços terceirizados e especializados do Instituto de Gestão e Políticas Sociais.

Artigo 2º. Instituto de Gestão e Políticas Sociais, para aquisição de bens e a contratação de serviços e obras necessários às suas finalidades, observará os princípios da igualdade, da legalidade, da publicidade, da impessoalidade, da moralidade, da eficiência e da economicidade.

PARÁGRAFO ÚNICO: O presente regulamento aplica-se somente quando as compras e alienações de bens e a contratação de obras e serviços terceirizados e especializados forem realizadas no âmbito de contratos.

Capítulo II - DA SELEÇÃO DE FORNECEDORES

Artigo 3º. A aquisição e a contratação de serviços e obras efetuar-se-ão mediante Seleção de Fornecedores.

PARÁGRAFO ÚNICO: Fica dispensado o procedimento de Seleção de Fornecedores, mediante prévia autorização por escrito da Diretoria Administrativa, nos seguintes casos:

I. aquisição de bens ou contratação de serviços diretamente do produtor, empresa ou representante comercial exclusivo;

II. contratação de serviços tecnicos profissionais especializados, definifos no artigo 43 deste regulamento

III. inexistência de interessados na seleção regularmente realizada;

IV. compra ou locação de imóvel destinado ao atendimento das finalidades precípuas do Instituto de Gestão e Políticas Sociais, cujas necessidades de instalação e localização condicionem a sua escolha, bem como para a realização das adaptações necessárias para seu pronto uso;

V. divulgação em mídia, desde que o setor requisitante justifique o veículo escolhido;

VI. suprimento de energia elétrica, água, gás, telefonia, internet ou similar cujo fornecedor seja exclusivo;

VII. compras de bens ou contratação de serviço ou obra de pequeno valor, assim consideradas aquelas cujo valor total não ultrapasse 03 (três) salários mínimos, de acordo com o Artigo 18 desde Regulamento, vedada a aplicação dessa hipótese para fracionamento de compras ou contratações;

VIII. vistoria, amostras, orçamento prévios de serviços para os quais exista a cobrança de confecção/produção/ visita técnica ou entrevista, sem os quais não se obterá certeza da melhor contratação ou do melhor preço;

IX. compras de combustíveis para abastecimento de veículos, utilizados exclusivamente para deslocamento de funcionários no exercício das atividades do Instituto de Gestão e Politicas Sociais;

X. transporte e hospedagem de funcionários no caso de realização de viagens curtas a serviço, justificadas pelo setor requisitante e não previstas no planejamento anual da Instituto de Gestão e Políticas Sociais;

XI. despesas relativas à execução de atividades, dinâmicas, comemorações, premiações e cursos, bem como para pagamento de despesas relativas à inscrição e participação de seus funcionários em palestras e seminários, nacionais ou internacionais, de interesse do Instituto de Gestão e Políticas Sociais.

Artigo 4º. A realização de Seleção de Fornecedores não obriga Instituto de Gestão e Políticas Sociais a formalizar o contrato, podendo a mesma ser anulada pela Diretoria ou pela pessoa a quem ela delegar poderes para isto.

Capítulo III - DAS COMPRAS

Título I - Definição

Artigo 5º. Para fins do presente regulamento considera-se compra toda aquisição de bens de consumo e materiais permanentes, com a finalidade de suprir o Instituto de Gestão e Políticias Sociais com os materiais necessários ao desenvolvimento de suas atividades. O fornecimento poderá ocorrer de forma total ou parcial.

Título II - Do procedimento de compras

Artogo 6º. O procedimento de compras compreende o cumprimento das etapas a seguir especificadas:

I. cotação;

II. seleção de fornecedores;

III. apuração da melhor oferta com emissão de ordem de despesa.

Artigo 7º. O procedimento de compras terá início com o recebimento da solicitação de compra, que deverá ser feito no formulário denominado “Solicitação de Compras”, Anexo I do presente Regulamento, que deverá conter as seguintes informações:

I. descrição do bem que deve ser adquirido;

II. especificações técnicas;

III. quantidade a ser adquirida;

IV. condições de pagamento e prazo de entrega;

V. regime de compra: rotina ou urgente;

Artigo 8º. Considera-se de urgência a aquisição de material inexistente no estoque, com imediata necessidade de utilização.

§ 1º - O Setor requisitante deverá justificar exaustivamente a necessidade de adquirir o bem em regime de urgência.

§ 2º - O Setor de Compras poderá dar ao procedimento de compras o regime de rotina, caso conclua não estar caracterizada a situação de urgência.

Artigo 9º. A Diretoria Administrativa deverá selecionar criteriosamente as empresas que participarão da seleção, considerando idoneidade, qualidade e menor custo, além de garantia de manutenção, reposição de peças e atendimento de urgência, quando for o caso.

PARÁGRAFO ÚNICO: Para fins do disposto no “caput” deste artigo, considera-se menor custo aquele que resulta da verificação e comparação do somatório de fatores utilizados para determinar o menor preço avaliado, que além de termos monetários, encerram um peso relativo para a avaliação das propostas envolvendo, entre outros, os seguintes aspectos:

I. custos de transporte até o local da entrega, incluindo seguro, se houver;

II. forma de pagamento;

III. prazo de entrega;

IV. custos para operação do produto, eficiência e compatibilidade;

V. durabilidade do produto;

VI. credibilidade mercadológica da empresa proponente;

VII. disponibilidade de serviços;

VIII. eventual necessidade de treinamento de pessoal;

IX. qualidade do produto.

Artigo 10º. O processo de seleção compreenderá a cotação entre os fornecedores que deverá ser feita, no mínimo, na seguinte quantidade:

I. compras no valor de até R$ 8.000,00(oito mil reais) – 03 (três) cotações com diferentes fornecedores;

§ 1º Para as compras realizadas em regime de urgência serão feitas três cotações, através de fax, telefone ou email.

§ 2º Quando não for possível realizar o número de cotações estabelecido no presente artigo, a Diretoria do Instituto de Gestão e Políticas Sociais autorizará a compra com o número de cotações que houver, mediante justificativa.

Artigo 11. Os Pedidos de Cotação serão divulgados na página da entidade na Internet por meio de solicitação de compra/serviço simplificada.

Artigo 12. O Pedido de Cotação poderá ser feito por todos os meios válidos de comunicação, tais como Internet, fax, email, carta ou, no caso de emergência, telefone, levando-se a termo as cotações obtidas.

Artigo 13. A melhor oferta será apurada considerando-se os procedimentos contidos no art. 6º do presente Regulamento e será apresentada ao Diretor Administrativo, a quem competirá, exclusivamente, aprovar a realização da compra.

Artigo 14. Após aprovada a compra, a Coordenação Administrativa emitirá a Ordem de Compra, em três vias, utilizando o Formulário descrito no Anexo III do presente Regulamento, distribuindo as vias da seguinte forma:

I. uma via para o fornecedor;

II. uma via para o Setor de Almoxarifado;

III. uma via para a Coordenação Administrativa.

PARÁGRAFO ÚNICO: Para as compras realizadas por meio eletrônico, serão emitidas apenas as vias para o Setor de Almoxarifado e para a Coordenação Administrativa.

Artigo 15. A Ordem de Compra corresponde ao contrato formal efetuado com o fornecedor e encerra o procedimento de compras, devendo representar fielmente todas as condições em que foi realizada a negociação.

§ 1º A Ordem de Compra deverá ser assinada pelo fornecedor, devidamente identificado, bem como pela Direção Administrativa do Instituto de Gestão e Políticas Sociais.

§ 2º Para as compras efetuadas através de meio eletrônico serão emitidos os documentos obtidos nas negociações eletrônicas, contendo as condições do negócio realizado.

§ 3º As compras realizadas através de processo de importação serão formalizadas em conformidade com a legislação em vigor.

Artigo 16. O recebimento dos bens e materiais será realizado pela Coordenação Administrativa, responsável pelo recebimento da Nota Fiscal do fornecedor e conferência dos materiais, consoante as especificações contidas na Ordem de Compra. O acompanhamento das ordens de compra será diário, realizado pelo Setor de Almoxarifado, que acionará a Coordenação Administrativa caso haja atraso nos prazos de entrega.

§ 1º Caberá à Coordenação Administrativa a responsabilidade pela conferência da autenticidade da Nota Fiscal, mediante consultas aos sites das Receitas Federal e Estadual.

§ 2º Caso seja constatada irregularidade na emissão da Nota Fiscal ou na situação legal do Fornecedor, a Coordenação Administrativa deverá comunicar imediatamente a Direção Geral e Administrativa e proceder o cancelamento da compra e devolução do material.

Título III - Das compras de pequeno valor

Artigo 17. Para fins do presente Regulamento, considera-se compra de pequeno valor aquisição de bens de consumo inexistentes no estoque e sem previsão de consumo, adquiridas através de nota fiscal ao consumidor, cujo valor total não ultrapasse 03 (três) salários mínimos nacional vigente a época da aquisição.

Artigo 18. As compras de pequeno valor estão dispensadas do cumprimento das etapas definidas nos incisos II e III do artigo 6º do presente Regulamento.

Artigo 19. As compras de pequeno valor serão autorizadas pela Direção e Coordenação Administrativa e deverão ser comprovadas através de Nota Fiscal à Instituto de Gestão e Políticas Sociais, aplicando-se as condições previstas nos § 1º e §2º do Art. 16º deste Regulamento.

Artigo 20. A Instituto de Gestão e Políticas Sociais poderá dispor de um caixa para pequenas despesas, no valor de R$3.000,00 (Três mil reais) ao mês, para pagamento em espécie de itens e serviços, aí incluídos e não limitados, tais como deslocamentos locais, material de papelaria e escritório, serviços gráficos, correspondências, despesas de cartório e bens de consumo. Este caixa será controlado pela Coordenação Administrativa do Instituto de Gestão e Políticas Socias e sua utilização deverá obedecer às normas abaixo descritas:

a) O caixa deverá ser necessariamente lançado em nome de um funcionário do Instituto de Gestão e Políticas Sociais, sendo de responsabilidade da Coordenação Administrativa a definição deste funcionário;

b) O pagamento da despesa somente pode ser efetuado após o recebimento do numerário por parte do funcionário do Instituto de Gestão e Políticas Sociais;

c) As despesas deverão ocorrer no prazo máximo de até 90 dias consecutivos, a partir da data do crédito do numerário ao funcionário, prazo limite para apresentação da prestação de contas;

d) É vedada a transferência de responsabilidade para aplicação de adiantamento ou seu saldo;

e) A abertura de novo numerário somente poderá ser feita após encerramento do anterior, com devida apresentação de todos os respectivos comprovantes de despesa;

f) Poderá ser aberto, por mês, apenas um caixa para cada fonte de recursos (Contrato de Gestão, projetos captados, convênios com repasse de recursos, etc.). Cada caixa deverá conter apenas despesas relativas ao respectivo projeto/fonte e deverão ser observadas as normas de prestação de contas especificas de cada fonte.

g) Em situações excepcionais, poderão ser abertos mais de um caixa por mês por projeto/fonte, desde que justificado por escrito e previamente aprovado pela Diretoria Administrativa Instituto de Gestão e Políticas Sociais.

Título IV - Do fornecedor exclusivo

Artigo 21. A compra de bens de consumo e materiais permanentes fornecidos com exclusividade por um único fornecedor está dispensada das etapas definidas nos incisos II e III do art. 6º, conforme estabelecido no inciso I,Parágrafo Único, Art. 3º deste Regulamento.

Artigo 22. A condição de fornecedor exclusivo será comprovada através de carta de exclusividade apresentada pelo fornecedor, renovada a cada seis meses.

§ 1º O Instituto de Gestão e Políticas Sociais comprovará a veracidade da carta de exclusividade apresentada pelo fornecedor. Em caso de suspeita de falsidade oficiar-se- á o Ministério Público para providências cabíveis.

§ 2º A condição de fornecedor exclusivo deverá ser avalizada pela Diretoria do Instituto de Gestão e Políticas Sociais.

Capítulo IV - DA CONTRATAÇÃO DE OBRAS

Título I - Definição

Artigo 23. Para fins do presente Regulamento, considera-se obra toda construção, reforma, recuperação ou ampliação, realizada por terceiros.

Título II - Da contratação

Artigo 24. Para a realização de obras deverão ser elaborados previamente os projetos básicos e executivos, bem como o cronograma físico-financeiro, a seguir definidos:

I. projeto básico - conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou o complexo de obras, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto; ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução;

II. projeto executivo: conjunto de elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT;

III. cronograma físico-financeiro: documento contendo a previsão de prazo de execução de cada etapa da obra e respectivo desembolso financeiro.

Artigo 25. Na elaboração dos projetos básico e executivo deverão ser considerados os seguintes requisitos:

I. segurança;

II. funcionalidade e adequação ao interesse público;

III. economia na execução, conservação e operação;

IV. possibilidade de emprego de mão-de-obra, materiais, tecnologia e matérias-primas existentes no local para execução, conservação e operação;

V. facilidade na execução, conservação e operação, sem prejuízo da durabilidade da obra ou do serviço;

VI. adoção das normas técnicas adequadas;

VII. avaliação de custo, definição de métodos e prazo de execução.

Artigo 26. O início da execução da obra será obrigatoriamente precedido da conclusão e aprovação, pela Diretoria do Instituto de Gestãoe e Políticas Sociais, dos procedimentos tratados no artigo 28º.

Artigo 27. As obras poderão ser executadas nos seguintes regimes:

I. empreitada global: quando se contrata a execução da obra e fornecimento de materiais por preço certo e global;

II. empreitada de lavor: quando se contrata apenas mão de obra por preço certo de unidades determinadas.

PARÁGRAFO ÚNICO: Caberá à Diretoria do Instituto de Gestão e Politicas Sociais determinar o regime de contratação da obra.

Artigo 28º. O processo de contratação da empresa deverá obedecer as seguintes etapas:

I. seleção;

II. apuração da melhor proposta;

III. celebração do contrato.

Artigo 29. A Diretoria do Instituto de Gestão e Políticas Sociais deverá selecionar criteriosamente as empresas que participarão da seleção, considerando o regime de contratação, a idoneidade da empresa, a qualidade e o menor custo, definido no parágrafo único do Art. 9º deste Regulamento.

Artigo 30. A empresa selecionada deverá apresentar proposta de execução da obra nos moldes do projeto de execução, indicando o prazo de execução da obra e o custo total. Deverá, também, apresentar os seguintes documentos:

I. cópia do contrato social registrado na junta comercial ou no órgão competente;

II. cópia dos três últimos balanços;

III. certidões públicas de inexistência de débito municipais, estaduais e federais;

IV. certidão negativa de débito do INSS;

V. certificado de regularidade do FGTS.

§ 1º - Se necessários à completa avaliação do fornecedor, a critério da Diretoria, outros documentos poderão ser exigidos.

Artigo 31. O processo de seleção compreenderá a cotação entre, no minimo, tres diferentes empresa do ramo.

Artigo 32. A melhor proposta será apurada considerando-se os princípios contidos no Art. 2° e requisitos especificados no Art. 24º do presente Regulamento e será apresentada à Diretoria do Instituto de Gestão e Políticas Sociais, a quem competirá, exclusivamente, aprovar a realização da obra.

Artigo 33. Não poderá participar do processo de seleção, direta ou indiretamente:

I. o autor do projeto básico ou executivo, pessoa física ou jurídica;

II. empresa, isoladamente ou em consórcio, responsável pela elaboração do projeto básico ou executivo ou da qual o autor do projeto seja dirigente, gerente, acionista ou detentor de mais de 5% (cinco por cento) do capital com direito a voto ou controlador, responsável técnico ou subcontratado;

III. empregado ou dirigente da entidade.

§ 1º É permitida a participação do autor do projeto ou da empresa a que se refere o inciso II deste artigo, na seleção do empreiteiro ou na execução da obra, como consultor ou técnico, nas funções de fiscalização, supervisão ou gerenciamento, exclusivamente a serviço da entidade.

§ 2º Considera-se participação indireta, para fins do disposto neste artigo, a existência de qualquer vínculo de natureza técnica, comercial, econômica, financeira ou trabalhista entre o autor do projeto, pessoa física ou jurídica, e o empreiteiro.

Título III - Do contrato

Artigo 34. O contrato de empreitada regular-se-á pelas suas cláusulas, pelo direito civil e pelos princípios da teoria geral dos contratos.

PARÁGRAFO ÚNICO: O contrato deve estabelecer com clareza e precisão as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam os direitos, obrigações e responsabilidades das partes.

Artigo 35. São cláusulas necessárias ao contrato de empreitada:

IV. o objeto e seus elementos característicos;

V. o regime de execução;

VI. o preço e as condições de pagamento, os critérios, data-base e periodicidade do reajustamento de preços, os critérios de atualização monetária entre a data do adimplemento das obrigações e a do efetivo pagamento;

VII. os prazos de início e término;

VIII. as garantias oferecidas para assegurar sua plena execução, quando exigidas;

IX. os direitos e as responsabilidades das partes, as penalidades cabíveis e os valores das multas;

X. os casos de rescisão;

XI. a obrigação do empreiteiro de manter, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações por ele assumidas, todas as condições existentes na seleção.

Título IV - Da Fiscalização

Artigo 36. A execução da obra deverá ser fiscalizada de modo sistemático e permanente, de maneira a fazer cumprir rigorosamente os prazos, condições e especificações previstas no contrato e no projeto de execução.

Artigo 37. A fiscalização poderá ser executada por pessoa física ou jurídica, especialmente contratada para esta finalidade, aplicando-se a esta contratação todos os impedimentos estabelecidos no Art. 32º do presente Regulamento.

Artigo 38. Caberá à fiscalização:

I. rejeitar os serviços ou materiais que não correspondam às condições e especificações estabelecidas;

II. verificar se os valores cobrados correspondem aos serviços efetivamente executados;

III. acompanhar o ritmo de execução da obra, informando à Diretoria Administrativa as irregularidades detectadas;

IV. emitir parecer final, ao término da obra, recomendando ou não sua aceitação.

Capítulo V - DA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

Título I - Definição

Artigo 40. Para fins do presente Regulamento considera-se serviço a prestação de qualquer trabalho de qualquer natureza, quando não integrantes de execução de obra, aí incluídos, mas não limitados: hospedagem, alimentação, produção e criação de peças de comunicação, serviços gráficos, transporte, locação de bens, publicidade, seguro, consultoria, assessoria, serviços técnicos especializados, demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção.

Título II - Da contratação

Artigo 41. Aplicam-se à contratação de serviços terceirizados, no que couber, as regras estabelecidas nos Arts. 27º, 28º, 31º, 33º e 34º, do Capítulo IV do presente Regulamento.

PARÁGRAFO ÚNICO: Para a contratação de serviços técnicos profissionais especializados, definidos de acordo com o Art. 43º desde Regulamento, é dispensada a Seleção de Fornecedores, de acordo com o inciso II, Parágrafo Único, do Art. 3º deste Regulamento.

Artigo 42. O procedimento de contratação de serviços terá início com o recebimento da solicitação de cotação, que deverá ser feito no impresso denominado “Solicitação de Compras e Contratações”, Anexo I do presente Regulamento, que deverá conter as seguintes informações:

I. descrição do serviço que deve ser contratado;

II. especificações técnicas;

III. condições de pagamento e prazo de realização do serviço.

Artigo 43. Considera-se de urgência o serviço, de natureza comum, cuja execução seja de necessidade imediata para garantir o bom funcionamento das atividades do Instituto de Gestão e Políticas Sociais e para o qual, por motivos de força maior, não haja prazo suficiente para realizar o procedimento padrão de cotação.

PARÁGRAFO ÚNICO: Para contratação de serviço em regime de urgência aplicam- se, no que couber, os mesmos procedimentos previstos para compras, de acordo com o §1º, § 2º e § 3º do Art. 8º, bem como § 1º e § 2º do Art. 10º.

Título III - Dos Serviços Técnicos Profissionais Especializados

Artigo 44. Para fins do presente Regulamento consideram-se serviços técnicos profissionais especializados os trabalhos relativos a:

I. diagnósticos e estudos técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos;

II. pareceres, perícias e avaliações em geral;

III. assessorias ou consultorias técnicas, jurídicas e auditorias financeiras;

IV. fiscalização, supervisão ou gerenciamento de obras ou serviços;

V. patrocínio ou defesa de causas judiciais ou administrativas;

VI. treinamento e aperfeiçoamento de pessoal;

VII. prestação de serviços de assessoria ou consultoria musical em áreas específicas;

VIII. informática, inclusive quando envolver aquisição de programas e gerenciamento de sistema.

Artigo 45. A Diretoria da Instituto de Gestão e Políticas Sociais deverá selecionar criteriosamente o prestador de serviços técnicos profissionais especializados, que poderá ser pessoa jurídica ou física, considerando a idoneidade, a experiência e a especialização do contratado, dentro da respectiva área.

Artigo 46. Nos casos em que a contratação de serviço implicar a alocação de mão de obra nas dependências da Associação, fica a pessoa jurídica prestadora dos serviços obrigada a apresentar, mensalmente, a guia de recolhimento do FGTS e da contribuição ao INSS incidente sobre o salário desses funcionários, sob pena de retenção do pagamento.

CAPÍTULO VI - DA ALIENAÇÃO

Artigo 47. A alienação de bens pertencentes ao Instituto de Gestão e Políticas Sociais será sempre precedida de avaliação de seu valor de mercado, efetuada por comissão indicada para este fim pelo Diretor Geral ou a quem este delegar.

Artigo 48. Fica dispensada a Seleção de Fornecedores para alienação de bens pertencentes ao Instituto de Gestão e Políticas Sociais nas hipóteses previstas no Parágrafo Único do artigo 3º deste Regulamento, no que couber, e para:

I. dação em pagamento;

II. doação, permitida exclusivamente para órgãos públicos, cooperativas de economia solidária, entidade sem fins lucrativos de interesse social, educacional ou científico ou às crianças e adolescentes participantes das atividades desenvolvidas pelo Instituto de Gestão e Políticas Sociais.

Artigo 49. É vedada a alienação de bens imóveis pertencentes à Associação sem prévia autorização do Conselho de Administração, caso em que os recursos oriundos da alienação somente poderão ser empregados em investimentos na própria entidade.

CAPÍTULO VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 50. Os casos omissos ou duvidosos na interpretação do presente Regulamento serão resolvidos pela Diretoria da Instituto de Gestão e Políticas Sociais, com base nos princípios gerais de direito.

Artigo 51. Os valores estabelecidos no presente regulamento serão semestralmente revistos e atualizados pela Diretoria do Instituto de Gestão e Políticas Sociais, se necessario.

Artigo 52. O presente Regulamento entrará em vigor a partir da data de sua aprovação pelo Conselho de Administração e será publicado no site do Instituto de Gestão e Políticas Sociais

Aprovado pelo Conselho Deliberativo do Instituto de Gestão e Políticas Sociais em 06 de março de 2019.

Wilson Souza Nunes

Superintendente Executivo

Instituto de Gestão e Políticas Sociais - OS

ANEXOS

Anexo I – Solicitação de Compras e Contratações